生産性アップ！ミスコミュニケーションを解決する３ステップ実践法

どうしてそうなった…

と、頭を抱えたくなるような、
職場でのミスコミュニケーション。

あなたも悩んでいらっしゃるかもしれません。

ちょっとした食い違いだけで
済むこともあれば、

プロジェクトが遅れたり、
行き違いが大きな問題に
発展することもあります。

関係がぎくしゃくし始めたり、
イライラが爆発しそうになることも、
実際ありますよね。

そもそもコミュニケーションとは、
伝わりづらい仕組みになっていますから
ミスコミュニケーションが起こるのは
仕方ない部分もあります。

だからといって
諦めるワケにはいきません。

この記事では、職場での
コミュニケーションのミスを防ぎ、

仕事をスムーズに進めるために、
コミュニケーションの具体的な方法を
３つのステップでご紹介していきます。

１．ミスコミュニケーションとは？

「ミスコミュニケーション」とは、
意図したことが相手に正しく伝わらず、誤解やすれ違いが生まれることです。

言葉の解釈の違いや、情報の不足・曖昧さが原因となって、ミスコミュニケーションが起こります。

コミュニケーションの取り方に原因がある場合もありますが、私たちの脳が情報をインプット・アウトプットする際の特性（機能）によって起こる場合も多いのです。

２．ミスコミュニケーションの主な原因

ミスコミュニケーションを防ぐには、まずはなぜ起こるのかを押さえていきましょう。

原因が分かれば、その解決策や防止策も見えてきます。

2-1．認識のズレ

私たちは、それぞれが持っているバックグラウンドや「価値観」が異なります。

同じ言葉でも、それぞれが認識している意味が違っている、ということがよくあります。

例えば、上司から「早めに報告して」と言われた時、あなたはどれくらいのタイミングで報告しますか？

１時間でしょうか。それとも１日以内でしょうか。

こうした解釈や認識の違いは、日常にごまんとあって、ズレを生む原因になってしまうのです。

2-2．情報の不足

私たちは、１つの物ごとに対して、そもそも持っている情報も違います。

例えば、同じプロジェクトメンバーでも、
Aさんは知っていて、Bさんは知らない、というケースはよくあることではないでしょうか。

そしてその２人が、お互いに情報差があることを知らずに物ごとが進んでいくと、同じ仕事を重複して進めてしまったり、逆に必要なことが進んでいなかったり…

様々なところで食い違いが起こり、思うように進まなくなってしまうのです。

2-3．削除・歪曲・一般化

私たちの、情報処理の仕組みにも原因があります。

心理学NLP（神経言語プログラミング）では、人が情報を処理する際に、「削除（省略）」「歪曲」「一般化」の３つが起こると考えられています。

これらがミスコミュニケーションの原因になることが多いのです。

2-4．フィードバックや当事者意識の不足

最後に見落とされがちなのが「フィードバック不足」です。

ミスが起こった時に、意見を言い合ったり、改善案を話し合ったりできる環境（関係性）がないと、同じミスは繰り返されていきます。

あるいは、間違いに気づいているのに誰も指摘をしない、という環境だとしたら、さらに問題は深刻です。

まずはチーム内の関係性を変えていくために、コミュニケーションが必要かもしれません。

３．ミスコミュニケーションを防ぐ３つのステップ

ミスコミュニケーションを防ぐためには、具体的なコミュニケーションの取り方やルールが必要です。

ここからは、私たちが主催するコミュニケーション講座でもお伝えしている、実践的でシンプルな方法を３つ選んでご紹介していきます。

3-1．目的を明確にする

ここでの「目的」には、２つあります。

まず１つめは、物ごとに対しての目的です。
チーム全員が同じゴールを共有しているか確認しましょう。

チームが何のためにその仕事をやっているのか、何のためにそのゴールを目指すのか、ということです。

「何を目指しているのか」
「なぜそれが必要なのか」
「チームの価値観」

これらを全員が共有することで、メンバーの判断基準が統一しやすくなっていくからです。

２つめは、コミュニケーションの目的です。
コミュニケーションのはじめに、何をどうしたいのか？を明確にしましょう。

「○○についてのご相談です」

「納期を短縮するための改善提案です」

「先日ご指示を受けた、○○についてのご報告です」

特に慌てていたりすると、何の話なのかを伝えず、唐突に話を始めてしまうことってありがちです。

何についての話題なのか、何がしたいのかをはじめに伝えると、聞く側の相手も、そのつもりで話を聞くことができます。

コミュニケーションのスタートラインを揃えていきましょう。

3-2．共通言語、共通認識を作る

「共通言語」と「共通認識」を作ることはとても重要です。

• 職場で使われる専門用語や略語が、全員に同じ意味で伝わっているかどうか
• 言葉の意味や解釈に、食い違いがないかどうか

これらのことを、コミュニケーションの際に徹底してすり合わせしていきましょう。

２章でお伝えしたように、私たちはそもそものバックボーンや価値観、言葉の解釈、持っている情報など…多くの違いがあるのが大前提だからです。

3-3．アクティブリスニングを実践する

聞く力を高めることで、ミスコミュニケーションは大幅に減ります。

「アクティブリスニング（積極的傾聴法）」とは、相手の言葉にしっかり耳を傾け、理解しようと努める方法です。

コミュニケーションは話し手と聞き手の２人で成立しますが、話し手がどれだけ上手に伝えたとしても、聞き手がどう理解し、どう解釈したかで決まります。

コミュニケーションとは、話すことに意識が向きがちですが、聞くことはとても重要な役割なのです。

４．ミスコミュニケーションを激減させる思考法

ミスコミュニケーションを激減させるだけでなく、コミュニケーションを飛躍的に高めるために、欠かせない視点があります。

それが、心理学NLPの「ポジション・チェンジ」という手法です。

4-1．ポジション・チェンジとは

「ポジション・チェンジ」とは、相手の立場に立って物ごとを考える方法です。

元々はカウンセリングの手法で、それをさらに応用・発展させたのがNLP（神経言語プログラミング）のポジション・チェンジです。

• 自分の視点
• 相手の視点
• 第三者の視点

このように３者の視点に立って思考することで、他者理解を深めたり、コミュニケーションの質を向上させる効果があります。

頭で理解するのと、実際にやってみるのでは、得られるものが大きく違いますし、間違いなく、コミュニケーションや人の気持ちを汲み取る力がアップします。

ぜひ取り入れていかれることをお勧めします。

4-2．ポジション・チェンジの３ステップ

ポジション・チェンジとは、実際に３者の位置を準備し、順番に体を３つの位置に動かして、思考や対話を行っていく手法（思考法）です。

そして最大限の効果を得るための一番のポイントは、
「相手や第３者の気持ちや立場、視点に実際になりきってみること」です。

ここでは「拗れてしまったAさんとの関係を改善したい」という問題を例にして、どう使っていくのか、簡単にやり方をみていきましょう。

ポジション・チェンジを取り入れることで、幅広い視点に立って物ごとを捉えたり、共感する力が強化され、ミスコミュニケーションが大幅に減ります。

一度試してみると、独りよがりのコミュニケーションを取っていたなあとか、あの人になんと伝えれば協力が得られるだろうか、など…

コミュニケーションの取り方に、より意識が向くようになることに気づかれるでしょう。

多くのメンバーをまとめるリーダーや、利害関係のある人たちとの関わりが多い方など、リーダーや管理職層の方であれば、ぜひ使っていただきたい思考法です。

※今回は、簡易的なプロセスをご紹介しましたので、詳しい方法を知りたい方は、ポジション・チェンジの記事もご覧になってみてください。
↓
ポジション・チェンジとは？「仕事や人間関係」の悩みを解決する手法

５．コミュニケーション能力を飛躍させるには

ミスコミュニケーションは対策次第で、必ず改善できます。

ミスコミュニケーションの問題が解決することで、日々の仕事の精度が上がり、テンポよく業務が進んでいくようになります。

食い違いや行き違いでイライラしてしまうことからも解放されて、目の前の仕事や、チームのゴールに集中して臨むことができるようになるはずです。

あなたがチームや部下をまとめるリーダーであれば、３つのステップや、ポジション・チェンジを実践していくだけでも、

コミュニケーションが格段にスムーズになっていくことを実感していただけるでしょう。

今回ご紹介したように、コミュニケーションや人間関係の問題を解決したり、コミュニケーション力を飛躍させるためには、いくつかの「秘訣」があります。

これらを知っておくと、人間関係やコミュニケーションが格段にスムーズになっていくのですが、こうした大事なことを知らない方は多くいらっしゃいます。

そこで私たちは、こうした「秘訣」や「ポイント」をebookにまとめることにしました。

ご興味のある方は、ぜひebookもご覧になってみてください。メールアドレスを入れるだけで、すぐに無料でご覧いただけます。

→ ５つの秘訣で人間関係が劇的に変わる「人を動かすコミュニケーションの極意とは」

もっとコミュニケーションのレベルを高めたい、とお考えの方には、資格講座が人気です。

今回ご紹介したリスニングのスキルやポジション・チェンジも、講座のカリキュラムから抜粋しました。

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→ コミュニケーション能力認定講座とは

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